The method and the protocol structure
How we work
A genomlysning is not a conversation about possibilities. It is a review with a fixed structure, a fixed set of questions and a document at the other end. Here is the whole structure, so you know what you are buying.
- Sections
- 11
- Appendices
- 3
The protocol
The sections marked with an arrow go into your quality management system. Section names are kept in Swedish, since they are the headings in the document you receive.
- 01
Sammanfattning
- Genomförande: datum, deltagare, omfattning
- Sammanfattande bedömning, max 200 ord
- De tre viktigaste åtgärderna
- 02
Verksamheten
- Organisation, storlek, verksamhetsområde
- Systemlandskap
- Avgränsning: vad som ingått och inte
- 03
AI-inventering
- Verktyg i beslutad användning
- Verktyg i faktisk användning utan beslut (skugg-AI)
- AI inbyggd i befintliga system, ej klassad som AI av verksamheten
- Kostnad per verktyg och månad
- Verktyg som betalas men inte används
- 04
Data och behandling
- Vilka verktyg som behandlar personuppgifter
- Kategorier av uppgifter, med särskild uppmärksamhet på känsliga
- Dataflödeskarta (endast Utökad)
- Överföring utanför EU/EES
- Personuppgiftsbiträdesavtal: status per leverantör
- Underbiträden i kedjan (endast Utökad)
- 05
Regelverk
→ goes into the management system- GDPR: identifierade risker
- AI-förordningen art. 4 (AI-kunnighet)
- AI-förordningen art. 50 (transparens)
- Cybersäkerhetslagen: omfattas verksamheten? Underlag för bedömning
- Branschspecifikt: patientdatalagen, lag 2021:363
- 06
Kompetens och styrning
→ goes into the management system- Vem som beslutar om AI-användning
- Skriftliga riktlinjer: finns eller finns inte
- Genomförd utbildning
- Beroende av enskilda personer
- 07
Nytta
- Mäts effekten idag?
- Uppskattad tid i manuellt återkommande arbete
- Vad som faktiskt förbättrats sedan AI infördes
- 08
Fynd
→ goes into the management system- Numrerad lista enligt fyndreglerna
- 09
Automationskandidater
- Rankad lista
- 10
Föreslagen ordning
- Åtgärda först: under 30 dagar
- Planera in: 1–2 kvartal
- Avvakta, och varför
- 11
Underlag och avgränsningar
- Vad bedömningen grundas på
- Vad som inte kontrollerats
- Vad som inte kunnat verifieras
Bilaga A: Fullständig verktygsförteckning
Bilaga B: Frågeformulär och svar
Bilaga C: Källor till regelverkshänvisningar
Basis and limitations
About section 11
The last section of every protocol is called Underlag och avgränsningar, basis and limitations, and there we write out what we have not checked and what we could not verify.
That is the part that separates a protocol from a sales brochure. A review that only reports what it found, without reporting where it did not look, cannot be judged, and therefore cannot be trusted.
Evidence
Every finding carries a basis
We never write that something is required without stating by what. "The law requires it" is not a source. The protocol states which provision applies, and who at our end made the assessment. That lets you question it.